Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es CymaSuite Technologies SpA ("Cymasuite"), con domicilio en España 512, oficina 204, comuna de San Fernando, Región del Libertador General Bernardo O'Higgins, Chile.

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos puedes escribirnos a contacto@cymasuite.com.

2. Cuándo actuamos como responsable y cuándo como encargado

Cymasuite actúa como responsable respecto de los datos de quienes visitan el sitio, solicitan información o contratan la plataforma (por ejemplo, datos de contacto y de la cuenta).

Respecto de la información contable, tributaria y financiera que nuestros clientes cargan o sincronizan dentro de la plataforma, Cymasuite actúa como encargado del tratamiento: tratamos esos datos por cuenta y según las instrucciones del cliente, que es el responsable. En ese rol, no usamos dichos datos para fines propios distintos de prestar el servicio, y aplicamos las medidas de seguridad y confidencialidad que exige la ley.

3. Datos personales que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, RUT, correo electrónico, teléfono y cargo o perfil.
• Datos técnicos de los formularios: cuando envías un formulario de contacto registramos la dirección IP, el navegador (user agent) y la fecha del envío. Lo usamos para proteger el canal frente a envíos automatizados y contactos falsos, y para poder bloquear su origen. Base de licitud: nuestro interés legítimo en la seguridad del canal. Te lo avisamos bajo cada formulario.
• Datos de la cuenta: credenciales de acceso, registros de uso y actividad dentro de la plataforma.
• Datos de facturación y pago: datos de la empresa, medios de pago e historial de suscripción.
• Datos para integraciones: credenciales y certificados que autorizas para conectar servicios como el SII, tu banco o sistemas de facturación.
• Información contable y financiera de la empresa cliente, cargada o sincronizada en la plataforma.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y datos recopilados mediante cookies y tecnologías similares.

No recopilamos datos sensibles de forma deliberada. Si necesitáramos tratarlos, solicitaremos tu consentimiento expreso o invocaremos otra base legal habilitante.

4. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar tu cuenta y prestarte los servicios contratados.
• Automatizar y procesar tu contabilidad y finanzas, incluyendo las integraciones que autorices.
• Gestionar la facturación, los pagos y el soporte al cliente.
• Responder tus consultas y solicitudes de contacto o cotización.
• Enviarte comunicaciones sobre el servicio y, si lo autorizas, comunicaciones comerciales.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y prevenir fraudes y usos indebidos.
• Mejorar la plataforma mediante métricas y datos anonimizados o disociados.

5. Base de licitud del tratamiento

Tratamos tus datos personales sobre una o más de las siguientes bases legales:

• Tu consentimiento, libre, informado, específico e inequívoco, que puedes revocar en cualquier momento.
• La ejecución de un contrato en que eres parte o de medidas precontractuales solicitadas por ti.
• El cumplimiento de una obligación legal aplicable a Cymasuite.
• El interés legítimo de Cymasuite o de un tercero, cuando no prevalezcan tus derechos y libertades.

6. Principios que aplicamos

Tratamos tus datos conforme a los principios de licitud y lealtad, finalidad, proporcionalidad, calidad, transparencia e información, seguridad, responsabilidad y confidencialidad, en línea con la Ley N° 21.719.

7. Con quién compartimos tus datos

Compartimos datos personales solo cuando es necesario para las finalidades descritas, con:

• Proveedores que actúan como encargados (por ejemplo, alojamiento en la nube, procesamiento de pagos, analítica y soporte), que tratan los datos según nuestras instrucciones y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Servicios que tú autorizas para las integraciones (por ejemplo, el SII o tu banco).
• Autoridades u organismos públicos, cuando exista una obligación legal o un requerimiento fundado.

No vendemos tus datos personales.

8. Transferencia internacional de datos

Algunos de nuestros proveedores pueden alojar o procesar datos fuera de Chile. En esos casos adoptamos resguardos para que la transferencia ofrezca un nivel de protección adecuado, mediante cláusulas contractuales u otros mecanismos reconocidos por la normativa vigente.

9. Plazo de conservación

Conservamos tus datos mientras mantengas una relación contractual con nosotros y, luego, durante los plazos que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables, o el tiempo necesario para atender eventuales responsabilidades. Cumplidos esos plazos, los eliminamos o los anonimizamos.

Término de la suscripción. Cuando tu suscripción se cancela, la información asociada a tu cuenta se elimina de forma definitiva dentro de los 30 días corridos siguientes, y una vez cumplido ese plazo no puede recuperarse. Te recomendamos exportar antes lo que necesites conservar, sobre todo lo que debas mantener por tus propias obligaciones contables y tributarias. Solo conservamos después de ese plazo los antecedentes que la ley nos obliga a mantener por nuestras propias obligaciones. El detalle está en la cláusula 20 de los Términos y Condiciones.

10. Seguridad y notificación de brechas

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos, como cifrado, control de accesos, respaldo y monitoreo. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte tus datos personales y suponga un riesgo para tus derechos, lo notificaremos a la autoridad competente y, en los casos que corresponda, a los titulares afectados, conforme a la ley.

11. Tus derechos

Como titular de datos personales, puedes ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y cómo.
• Rectificación: corregir datos inexactos o desactualizados.
• Supresión o cancelación: eliminar tus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerte a un tratamiento determinado.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, o pedir que se transfieran a otro responsable.
• Bloqueo: suspender temporalmente el tratamiento en los casos que la ley permite.

Para ejercerlos, escríbenos a contacto@cymasuite.com indicando tu solicitud. Responderemos dentro de los plazos legales. Si los datos que quieres gestionar fueron cargados por un cliente en su cuenta (donde actuamos como encargado), dirigiremos tu solicitud a ese cliente, que es el responsable, o te orientaremos para canalizarla.

Si consideras que no atendimos correctamente tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

12. Datos de niños, niñas y adolescentes

La plataforma está dirigida a empresas y personas mayores de edad. No recopilamos de forma consciente datos de menores de edad. Si detectamos que tratamos datos de un menor sin la autorización que corresponda, los eliminaremos.

13. Cookies y tecnologías de terceros

Usamos cookies y tecnologías similares para que el sitio funcione, recordar tus preferencias y entender su uso. Trabajamos con proveedores como Google Analytics, Meta Pixel y el chat de soporte, que pueden instalar sus propias cookies. Puedes gestionar o bloquear las cookies desde la configuración de tu navegador; algunas funciones podrían verse afectadas.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando corresponda, te lo informaremos por los medios habituales.

15. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial

La plataforma usa agentes de inteligencia artificial para automatizar tareas contables y financieras (por ejemplo, clasificar documentos, conciliar movimientos o generar reportes). Estas funciones asisten al usuario y no adoptan por sí solas decisiones que produzcan efectos jurídicos o igualmente significativos sobre una persona sin intervención humana: el cliente mantiene el control y la decisión final.

Aplicamos medidas para procurar la calidad de los datos y la supervisión de estos procesos. Si en el futuro incorporáramos decisiones automatizadas con efectos relevantes sobre las personas, lo informaremos y respetaremos los derechos que la ley reconozca.

16. Canal de ética y denuncias

A través del Canal de ética puedes reportar conductas contrarias a la ley, a nuestra ética o a nuestro Modelo de Prevención de Delitos (Leyes N° 20.393 y N° 21.595). En ese canal tratamos los siguientes datos:

• Identidad de contacto: nombre y correo electrónico de quien reporta.
• Contenido del reporte: categoría y relato de los hechos, con la información que decidas aportar.
• Datos técnicos de trazabilidad: dirección IP, navegador (user agent) y fecha del envío.

Finalidad. Recibir, gestionar e investigar las denuncias; prevenir y detectar delitos e irregularidades; y corroborar la veracidad de lo reportado, evitando el uso abusivo o malintencionado del canal.

Base de licitud. El cumplimiento de obligaciones legales asociadas a nuestro Modelo de Prevención de Delitos y nuestro interés legítimo en resguardar la integridad de la empresa, de sus personas y de sus clientes.

Confidencialidad y no represalias. Los reportes los revisa un equipo acotado, con acceso restringido. Si solicitas el tratamiento confidencial de tu identidad, la resguardamos frente a terceros en la medida en que lo permitan la investigación y la ley. No tomamos represalias contra quienes reportan de buena fe.

Conservación. Conservamos la información durante el tiempo necesario para investigar el caso y cumplir nuestras obligaciones legales. Luego la eliminamos o anonimizamos.

Tus derechos. Puedes ejercer los derechos que te reconoce la Ley N° 21.719 escribiendo a etica@cymasuite.com, con los límites que correspondan cuando su ejercicio pueda afectar una investigación en curso o los derechos de terceros.

17. Grabación de reuniones (videollamadas)

Algunas reuniones por videoconferencia (Google Meet u otra herramienta) pueden ser grabadas o asistidas por aplicaciones de apoyo. Cuando una reunión se graba, te lo informamos al inicio de la sesión y puedes oponerte o solicitar que no se grabe.

• Reuniones del área de Backoffice: por política del servicio, pueden grabarse para mantener un respaldo del servicio entregado y de las orientaciones proporcionadas, incluido su eventual uso como medio de prueba ante requerimientos o investigaciones legales.
• Reuniones comerciales: pueden grabarse o apoyarse en aplicaciones que ayudan a mantener el foco en la atención, y su contenido se utiliza para automatizar la elaboración de propuestas y comunicaciones durante la prospección y el cierre.

Datos que tratamos. Imagen y voz de quienes participan, el contenido de la conversación y los datos de contacto compartidos durante la reunión.

Base de licitud. En las reuniones de Backoffice, la ejecución del contrato de servicios y nuestro interés legítimo en resguardar la calidad y la trazabilidad del servicio y en contar con un medio de prueba. En las reuniones comerciales, tu consentimiento y la adopción de medidas precontractuales solicitadas por ti. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.

Conservación. Las grabaciones comerciales de prospectos que no concretan una contratación se eliminan dentro de los 30 días siguientes. Podemos conservar por más tiempo algunos datos de contacto para un eventual recontacto, sobre la base de tu consentimiento o de nuestro interés legítimo, y solo mientras esa finalidad se mantenga vigente. Las grabaciones asociadas a un servicio contratado se conservan mientras dure el servicio y por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender eventuales reclamaciones.

Tus derechos. Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición que reconoce la Ley N° 21.719 escribiendo a contacto@cymasuite.com.

18. Contacto

Para consultas sobre privacidad o para ejercer tus derechos, escríbenos a contacto@cymasuite.com.

Los canales de comunicación oficiales de Cymasuite (correos, chat y WhatsApp) están definidos en la cláusula 18 de nuestros Términos y Condiciones. Ninguna comunicación recibida por medios distintos a esos canales proviene de Cymasuite.