Ciberseguridad aplicada a la contabilidad.
Durante el último tiempo he trabajado muy de la mano con contadores y dueños de empresas, con la finalidad de automatizar procesos contables, aplicar analítica, inteligencia artificial y todo lo que está de moda con la finalidad de obtener información a través de los datos y el comportamiento que tienen los documentos tributarios de nuestras empresas. En muchos casos la operación se lleva a cabo en Excel, situación que no está mal, por todos los cálculos que deben de realizar los contadores. Pero lo que me llamó profundamente la atención es que el contador, en la mayoría de los casos, trabaja con información confidencial de la empresa para poder realizar su función, información tal como:
- Usuario y contraseña del Servicio de Impuestos Internos, en el que obtenemos toda la información y comportamiento de los movimientos contables de la empresa.
- Usuario y contraseña de Bancos Empresas.
- Usuario y contraseña de socios del SII.
- Clave Certificado Digital
- Claves Únicas Representa Legal y/o Socios
- Claves de Mutualidades
- Claves AFC Empresa
- Claves de la Dirección del Trabajo
- Claves de Transbank o medios de pago
- Otra información relevante como datos personales, números, telefónicos, direcciones, etc.
En la actualidad esta información es manejada y gestionada en archivos Excel, que son compartidos a otros usuarios/empleados de la empresa sin muchos protocolos, debido a que en un Excel no podemos restringir qué datos queremos que vea cierto usuario y cuál no.
Si lo vemos desde la perspectiva del dueño de una empresa, estamos traspasando nuestra información privada a estudios contables o contadores, pero desconocemos su gestión interna sobre el uso de la información, y si lo vemos desde la perspectiva de un estudio contable, gran parte de los ciberataques son realizados por ex empleados, ya sea por el manejo o acceso a datos que no deberían de llegar a él.
“El 45% de las empresas sufren ciberataques de ex empleados.”
Debemos ser capaces de incorporar la tecnología a los procesos contables, sobre todo en este tiempo en el que se pretende que los empleados trabajen sin importar el lugar. Pero esta incorporación se debe realizar de manera inteligente, que no represente nuevos riesgos para la compañía, y que lo podamos ocupar a nuestro favor, lo que sin duda representa ventajas y desventajas. Como dueño de la información y/o de la empresa, debemos asegurarnos de que esto funcione bien. En esta línea en CymaSuite hemos aplicado algunas pequeñas mejoras para no dejar de lado la ciberseguridad y cuidar la información confidencial, pero pudiendo hacer uso de ella, es por ello que desarrollamos una pequeña sección en el módulo de empresas que a continuación explicaré.
Por una parte, el manejo y la gestión de esta información vive encriptada y lejos del alcance de nuestros empleados, pero sí pueden gestionar con ella las acciones que nosotros definamos con otras personas de la organización.
En el siguiente ejemplo lo podemos ver con los datos de nuestra empresa:
Además de ciertas integraciones que queramos realizar:
Adicionalmente, podemos compartir información con el equipo de trabajo, sin tener que estar compartiendo los accesos directamente. En nuestro caso, los contadores necesitan la información operativa y actualizada, como se muestra a continuación:
Información actualizada:
Cymasuite entrega esta capa, con el fin de alinear tu información contable, a ti y quien te asesora contablemente. Algunas ventajas al utilizar Cymasuite:
- Políticas de contraseñas.
- Aumente la seguridad de sus documentos.
- Los documentos tributarios no son expuestos fuera de la empresa, ni revisados por personal que no corresponda.
- Extienda las medidas de seguridad de sus clientes.
- Tu equipo podrá ingresar al SII sin dar accesos a las claves
Siempre asegúrate de la seguridad de la información y que tu información esté sincronizada con tu contador, debemos hablar un solo idioma para obtener el éxito de tu empresa.