La contabilidad es la disciplina que permite reflejar la actividad económica de un negocio. Se basa en un conjunto de procedimientos estandarizados. Este conjunto de reglas es lo que se conoce como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o PCGA. 
 

El objetivo de la contabilidad es proporcionar información de confianza sobre los resultados de una empresa obtenidos en un periodo de tiempo determinado. Asimismo, sirve para que aquellos que administran el negocio puedan tomar decisiones de acuerdo a esta información.

Existen cuatro propósitos fundamentales de la contabilidad:

La documentación sirve para tener todo organizado: saber de dónde vienen las entradas y salidas de dinero o capital de la empresa.

Asimismo, es importante declarar e informar a las autoridades fiscales de cada uno de estos movimientos, ya sea a final del ciclo contable, del trimestre o cuando sea requerido.

Es relevante tener un control de estas entradas y salidas de dinero para poder llevar un seguimiento de lo que se conoce como presupuesto, es decir, cuánto dinero hay disponible.

Finalmente, la contabilidad sirve para asegurarse de que el dinero está en el lugar correcto en el momento correcto y que la empresa tiene acceso a él.

De esta manera, la contabilidad puede tener un carácter interno, para que la propia empresa sepa en qué situación económica se encuentra, o externa, para proveer con información a aquellos que necesiten tenerla.

A su vez, la contabilidad tiene una serie de fines últimos que se pueden distinguir cuatro categorías.

La primera es el cálculo del tiempo, es decir, contabilizar de manera cronológica los cambios e incrementos de activos y pasivos en una empresa.

En segundo luegar, la empresa debe documentar cada una de sus transacciones ocurridas y e informar a las autoridades.

La representación de las cuentas es el tercer objetivo, pues se deben mostrar los números obtenidos en un periodo de tiempo a aquellos que lo necesiten, por ejemplo, a inversores.

Finalmente, uno de los objetivos últimos de la contabilidad es mantener el balance inicial, por el cual cada entrada y salida de dinero que es registrada es usada para mantener un balance económico. Este balance indica que el flujo de activos y pasivos en una empresa no viene dado sin más, sino que es equilibrado, por ejemplo, la compra de capital supondrá una pérdida de efectivo.

Para que cualquier apunte contable sea lícito y cumpla con la legislación, deben darse una serie de características. Cualquier asiento o entrada debe ser continuada, es decir, no pueden existir saltos entre ellas.

Asimismo, la contabilidad debe ser completa y basarse en el tiempo en que ocurrió el movimiento a contabilizar. Además, tienen que estar organizado de manera factual, es decir, basado en hechos. Nada se basa en suposiciones.

La documentación es diaria. Aunque no significa que tenga que realizarse todos los días, sí que debe contabilizarse cada movimiento de acuerdo al día.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que no se puede eliminar ningún movimiento registrado. Así se previene el fraude. Finalmente, todo tiene que estar legalmente archivado y organizado y no puede haber ningún asiento sin su correspondiente recibo, factura o documento.