Backoffice, Frontoffice

Durante esta semana hemos buscado abordar el concepto de backoffice <<back office>>, el que se considera como  “un sector o conjunto de actividades encargadas de ocuparse de las tareas administrativas y financieras de la empresa, y que no son vistas por el cliente.

Los backoffice son indispensables para garantizar el correcto funcionamiento de la producción, las ventas y otras operaciones, lo que afecta directamente la satisfacción del cliente y el buen desempeño organizacional” (puedes revisar el término en Backoffice). Pero más allá del concepto, es importante posicionarle desde una perspectiva estratégica de gestión interna, pero que a su vez sea externa, es decir “Back” y “front” empresa.

 

En ambientes cada vez más digitalizados, con niveles de automatización considerables y de diverso momento de maduración, no podemos perder de vista aquellas funciones que realizan equipos humanos de distintas áreas que conviven en las empresas. Estas son back porque no se concentran en el core business del negocio, y en gran medida es un área que  puede ser tercerizada total o parcialmente. Acá aparecen en las empresas los temas contables, tributarios, legales o de recursos humanos. Esto no quiere decir que las organizaciones no tengan  áreas declaradas pero que en gran medida, el negocio entiende que no son el foco del mismo, y que son meramente necesarias para su buen funcionamiento, aunque no determinantes.

Ahora bien, nos referimos al front cuando el backoffice (aunque sea back), tiene repercusiones directas en el core del negocio. Esto de alguna manera es siempre, al menos nuestra propuesta, considerando que, como servicio, las repercusiones y/o efectos que se generen internamente serán visibles de manera externa. Además el backoffice puede transformarse en el frontoffice cuando este es parte de un acompañamiento continuo, como el caso de de una startup como Cymasuite.

Cuando se realiza una definición conceptual, de uso o operativo del backoffice lo entendemos inmediatamente como algo que no nos pega directamente a nuestro negocio, y si bien esto es correcto, también es importante comentar que los efectos que pueda generar un  backoffice de un área determinada si nos puede “pegar” en el negocio. Nosotros como plataforma que entrega un acceso a x usuario-empresa, no desconocemos la necesidad que emergen del área contable, tributaria o de recursos humanos, por lo que para nosotros el backoffice se transforma en un front- office que interactúa directamente con  los clientes, en áreas que pueden estar o no externalizadas pero que sí sabemos tienen efectos determinantes. En sí, la dicotomía que podría darse no es tal, ya que, independiente de como lo vea la empresa que usa un backoffice o se le ofrece dentro de un servicio los efectos son los mismos. Esto me gustaría explicarlo de mejor manera con un ejemplo de Cymasuite y una noticia contingente ligada a la ciberseguridad.

De acuerdo a información reportada por el CSIRT, Equipo de Respuesta ante Incidentes de Seguridad Informática,  entidad encargada de la ciberseguridad a nivel nacional informó que  a nivel mundial, el fraude por medio de facturas falsas va en aumento, y Chile no es la excepción. Por lo mismo, de acuerdo con una comunicación emitida por el CSIRT, se debe estar más que atentos. Esto, porque el objetivo de los ciberdelincuentes es robar dinero directamente, o instalar un malware (programa malicioso) en el computador de la víctima para así obtener las credenciales del mismo y luego sustraerles sus fondos.

“La forma de operar de los delincuentes consiste en enviar a las personas, tanto a sus correos personales como institucionales, falsas facturas que no corresponden a transacciones que ellos hayan realizado”, explica Carlos Silva, encargado del Csirt de gobierno, según se detalló en el medio La tercera.

En este sentido en Cymasuite, el Backoffice es crucial, ya que, es el encargado de monitorear las cuentas que le son asignadas, revisar de manera conjunta en reuniones programadas junto a los dueños/as de empresa, administradores, gerentes o equipos contables el comportamiento de la cuenta en función de potenciales anomalías como las que comunicó el CSIRT. En nuestro caso, contamos con un sistema de Acuse de recibo, el que nos alerta de la recepción de un documento tributario (Factura), el que debe ser aceptado o rechazado por el dueño de la cuenta dentro del plazo legal de recepción (8 días), si es que pasa este es aceptado por el SII de manera automática. Esta es una notificación que llega directamente en la app móvil, y que alerta de la llegada del doc, pero no puede ser aceptada desde la misma, con el fin de que el equipo a cargo, sea interno, externo lo acepte bajo consentimiento. Por lo tanto, todo documento que no llegue al SII y sea emitido correctamente llegará a la plataforma y será expuesto en la plataforma y aplicación móvil. En este caso, una acción externa maliciosa puede ser detenida tecnológicamente, pero también con la ayuda del backoffice o por quien asume esa área, pero sea cual sea la acción está repercutirá en el core del negocio, es ahí donde la dicotomía se cae, y pasa a ser un complemento necesario de acciones de gestión estratégica contable (en este caso).

Sea backoffice o frontoffice, el objetivo principal es el mismo, tener el control, evidenciar problemas, anticiparse y que el negocio continúe sin inconvenientes.